Но если я правильно понимаю, ситуация разрешилась для

Но если я правильно понимаю, ситуация разрешилась для владельца, а не для Вас, т.к. хозяева уже заплатили предоплату за ремонт, а посредник Вам - нет?
Или несколько проще - с хозяев деньги не брались, а только озвучивалась стоимость ремонта и оплата должна была состояться по факту?
Я со своими посредниками тоже разобрался, путем проведения "разъяснительных работ". Пока без занесения выговора в грудную клетку.

Остались пара частников. Но тут все сложнее - телефоны не отвечают, других координат нет.
На счет сайта с отслеживанием состояния ремонта - ерунда IMHO. Клиент не обязан на него заходить, всегда есть отмазка, что не помню адреса и номера квитанции, да и вообще - аппарат у вас в ремонте, а другого способа попасть в инет у мну нет, или: я в танке живу и не знаю, что такое инет. Я знаю массу таких людей. Да и оперативно вносить изменения отнимет массу времени (у меня). Базу в эл. виде и то правлю вечером с тетрадки. У большинства же нет штата сотрудников.
СМС с уведомлением? - а что там придет, если номер вечно вне зоны действия и вообще утерян и сменен - не докажете, что оно было.
P.S. был один компьютер, срочно, сделали и... клиент появился через несколько лет, - а помните, я вам приносил что-то? (принес и в армию забрали, а потом еще и некогда было). Раскопали на складе, в целости и сохранности.